電子メールの特徴は、自分が読みたいときに読んで、書きたいときに書けばよいと言うことです。自分のペースで読み書きが出来、相手の都合などは一切気にする必要がないのに、ほぼ確実に要件が伝えられるのです。従来の電話では、そういうわけには行きません。必ず、自分と相手が同時に受話器を持たないと要件が伝わりません。また、文書として記録が残りますし、宛先に複数のアドレスを書くことによって、何人でも同時に要件を伝えることが出来ます。例えば、複数の人数での打ち合わせの日程を決めるときなどには最適です。それに、文字だけではなく、ある程度の資料・写真などを同時に送ることも出来ます。
ただし、電子メールにもいくつかの欠点があります。携帯電話のメールなどを除き、電子メールが送られてきても着信音は鳴らないのです。自分から電子メールが送られてきたかどうか受信チェックしないと、着信の有無は分かりません。したがって、緊急の要件には向かないでしょう。また、暗号化をしていない普通の電子メールは、メールシステムの管理者が読もうと試みれば、読めてしまいます。そして、送受信者には読まれたかどうかは分かりません。封書ではなく葉書と考えられています。暗証番号（パスワード）やクレジットカードの番号を電子メールで送るのは、好ましくありません。
電子メールが一日に何通も来る人は受信チェックにも張り合いがあり、こまめに行うことでしょうが、一週間に一通程度しか来ない人は、段々メールの受信チェックが面倒になり、次第に受信チェックをしなくなってしまいます。そういう方々に、良い提案があります。新聞社や出版社などでは、週に何回か、ニュースや各種のお知らせなどを電子メールで届けるサービスを実施しています。有料の場合もありますが、無料のものも多くあります。これに加入することをお勧めします。そうすると定期的に電子メールが届きますので、受信チェックの張り合いが出てきます。また、結構役に立つニュースが届けられ、仕事や趣味に生かせることも多々あります。検索のホームページで、「メールマガジン」「メールサービス」などの言葉で検索すると詳しい情報を調べることが出来、そのページで申し込みをすることも出来ます。ぜひ、試してみてください。
最後に電子メールについて、私なりのこだわりを紹介させていただきます。一日一回は受信チェックを行うこと。仕事の電子メールは、出来るだけ短く書くこと。保存しておく電子メールのホルダーは、人別ではなく、年月ごとに保存すること。例えば、二○○一年四月に送受信したすべての電子メールは、０１０４というフォルダーに入れておくこと。引用して返事が書きやすいように、一行は三十五文字程度とし、一行に複数の要件は書かないこと。などを心がけています。このようなこだわりを持つと、私に電子メールを送ってくる人も、いろいろと配慮してくれるようになります。
電子メールを活用して、コミュニケーションの活性化や仕事の効率アップを図り、日常生活をより豊で楽しい物にしていきましょう。
◇今年度から新聞に各代議員が文章を掲載することになり初年度は、3期生、13期生が掲載することになり、荒木直行さん、中島章さんが掲載することになりました。来年度は、4期、14期、24期の方にお願いすると思いますのでよろしくお願いいたします。